■ 盤點營業秘密(三)—盤點表

璞實法律事務所

池泰毅律師

20160602

 

  1. 營運多年的公司,往往保存大量資料,倘若沒有透過合適的方法,在開始營業秘密盤點流程時,恐怕會手忙腳亂,因此,在開始盤點前,準備一份制式化的盤點表,能夠幫助參與盤點流程的同仁,可以在相同的基礎上,進行作業。

  1. 營運多年的公司,往往保存大量資料,倘若沒有透過合適的方法,在開始營業秘密盤點流程時,恐怕會手忙腳亂,因此,在開始盤點前,準備一份制式化的盤點表,能夠幫助參與盤點流程的同仁,可以在相同的基礎上,進行作業。

盤點表

  1. 下表是一份本所建議的簡易盤點表,一般公司應該都還合用,敬請參考:

 

基本資訊 型態 使用 管理
編號 類別 子類別 檔案

格式

儲存

位置

使用

部門

管理

人員

機密

等級

保密

措施

說明一 說明二 說明三 說明四 說明五 說明六 說明七 說明八 說明九

 

說明一:編號

 

  1. 由於盤點表只是營業秘密整理的開始,日後,將會進一步篩選,以及進行各部門資訊的整合,因此,有必要事先進行編號,以利後續整理。
  2. 由於營業秘密涉及個別部門之業務,因此,建議編號時,採取得辨識部門的編號方式,例如,研發部為A,財務部為B,則編號分別為A-001、B-001。

 

說明二、三:類別、子類別

 

  1. 此部分,建議參考本系列第二篇,有關潛在性營業秘密類型表填載。

 

  1. 此外,公司亦可參考《營業秘密法》第2條規定,依方法、技術、製程、配方、城市、設計等項,進行分類。

 

  1. 不過,由於前開分類,較偏重於技術性營業秘密,而欠缺商業性營業秘密的分類類別,因此,公司在著手進行盤點時,宜針對公司業務性質,再行考量。

 

  1. 由於此部分涉及到「類型化的」過程,因此,建議公司在開始填載盤點表前,應對公司內部相關資訊進行分類,以利後續執行。

 

說明四:檔案格式

 

  1. 此項,在判斷營業秘密資訊的存在形式,是紙本文件,還是電子檔案。

 

  1. 此部分,將涉及日後保護措施的擬定,例如,倘若某公司的營業秘密,多以電子檔案形式存在,即有必要在保護措施中,加強電腦資安管理程式的運作流程。

 

說明五:儲存方式

 

  1. 此部分,在判斷儲存營業秘密資訊的媒介,即紙本文件或電子檔案現階段的保管方式,進而發現有無採許加強保護措施之必要(請參考說明九)。

 

  1. 例如,董事長辦公室、財務室、個別承辦人座位、某某人之電腦等。

 

說明六:使用部門

 

  1. 在界定營業秘密及其儲存媒介後,必須進一步確認該項資訊之使用部門,以釐清保管責任,以及未來洩漏該項資訊之可能來源,進而針對該部門制定資訊使用規範。

 

  1. 此外,藉由使用部門的記載,亦可判斷在公司內部,該項可能是營業秘密的資訊,其內部擴散程度。例如,倘若某資訊,同時在A、B部門出現,則必須檢討,該項資訊為何從A部門擴散到B部門?

 

  1. 擴散的結果,如果是B部門業務上的需要,則必須加強該二部門有關營業秘密資訊流動的管理?

 

  1. 倘否,除了應該探究其發生的原因為何以外,還必須設定防火牆,以避免不必要的資訊擴散,造成營業秘密因為過多人知悉,而造成喪失機密性的後果。

 

說明七:管理人員

 

  1. 關於個別部門營業秘密使用狀況,自己該部門人員最為知悉,使用狀況,是否符合公司內部規範,及其必要性,均應由該部門指派專人進行管理,或為使用與否之准駁,較能維護公司利益。

 

  1. 在盤點表進行紀錄時,應填載現在的管理人員,至於該人選是否恰當,則應於規劃營業秘密保護流程時,再行討論。

 

  1. 此指管理人員,應由營業秘密使用部門主管擔任,較為恰當。

 

說明八:機密等級

 

  1. 在完成前開七項關鍵因素的紀錄後,應就公司目前針對該項資訊所列機密等級,進行記載,以利後續評估所列機密等級是否恰當,有無提高機密等級、有無加強使用權限控管之必要。

 

  1. 常見的機密等級分類,包括極機密、機密、密三類,當然,個別公司可以針對業務需求,自行分類、定義。

 

說明九:保密措施

 

  1. 同樣的,在進行現行狀況盤點的過程中,可以將機密等級、保密措施予以對照,以評估有無機密等級高,但保密措施不足,或機密等機低,但過度保護,以致增加保管成本之情況。

 

  1. 最理想的狀況,當然是,針對不同機密等級的機密資訊,採取不同的「合理」保密措施,以兼顧公司機密保護,以及成本支出之間的考量。